Effektive møter reduserer kostnader og øker verdiskapingen

Mange tenker at “om vi bare møtes”, så får vi løst dette spørsmålet, vi går igangsatt denne aktiviteten, eller vi får i hvert fall luftet dette problemet. Dialogen foregår sporadisk ved kaffeautomaten eller rundt lunsjbordet, eller den styres opp i avtalte møter i kalenderen. 

Se kurset Kommunikasjon som øker effektiviteten med Tina Eriksen-Deinoff

Spør deg selv: På hvor mange av de siste ti møtene (dialogene) du har hatt, kan du måle konkret effektforskjell i sak, framdrift, kostnad eller inntekt?

Alle var enige om at noen hadde sagt at man skulle ha gjort noe!

Du tenker kanskje at det ikke går an å se effektforskjell av ett møte eller én dialog, at situasjonen må være mer kompleks enn det. Kanskje har du rett, men målbare dialoger gir deg bedre svar. 

Det er mulig å måle hvem som kom med hvilke forslag. Det er også mulig å måle hva slags kompetanse de “beste ideene” representerer, og om noe viktig er utelatt – før det er for sent. Du kan på forhånd kvalitetssikre at vurderinger og beslutninger har godt nok fundament til å forhindre at feil, misforståelser, forsinkelser og uforutsette kostnader forekommer. Allerede når du forlater dialogen, kan du bedømme med hvilken sannsynlighet gjennomføring av beslutningene vil skje uten uhell, stopp, eller tidstap. 

Unngå tidstap, misforståelser, forsinkelser og omarbeid

Hvis alle møtene dine sikret utfall med 10 % høyere effektivitet, ville du fått en pekepinn på hvor mye det betyr for deg og din bedrift ved å telle verdiøkningen i størrelser av hver 10. ordre, hvert 10. utlegg eller en andel av lønnskostnadene som stemmer med andel arbeidstimer i dialog og møter. 

Hvis hvert av disse møtene økte med 10 % effektivitet, hva ville det bety for bunnlinjen?

Det høres kanskje ut som en floskel, men bare tenk over hvor mange minutter, for ikke å si timer per dag, som går med til dialog i møter, ansikt til ansikt eller digitalt.

Effektiv kommunikasjon kan trenes

Dersom du selv ser et potensial for kostnadsreduksjon eller verdiøkning ved å endre møtekommunikasjonen, er du klar for å ta tak i opplæring og atferdsendring i møtets kommunikasjon og samhandling.

1. Sørg for at nye forslag kommer fram og gis plass. Halvgode forslag blir ofte viktige trappetrinn til banebrytende ideer.
2. Ha et øye på at forslagene representerer nærværende kompetanse og nok perspektiver. Lytt særlig til de stille tankene som er på vei.
3. Vær på vakt når alle synes å være enige! Det er særlig når bekreftelsene overtar for kritisk tenkning at de store feilene oppstår.
4. Bygg verbale broer mellom ulike personers innspill, sikre at du virkelig forstår hva den andre mente – ikke hva du selv kom på når den andre snakket.
5. Gjengi korrekt og fullstendig alle aspekter, så du får tak i nye kombinasjoner og ikke mister halvferdige ideer på veien.
6. Innarbeid forutsigbar møtestruktur som tåler nytenking, beslutning og saksbehandling under ett.
7. Loggfør minutter og timer som går med til dialog og møter, og noter fortløpende hva du forventet skulle bli utfallet, og hva som faktisk ble en realitet.

Når du gjør disse konkrete grepene, vil du sørge for at effektiviteten øker i hver eneste eneste dialog og hvert eneste avholdte møte på telefon, i møterom eller digitalt. For bedriften sparer du penger og øker inntjening. For deg selv får du frigjort tid og skaper deg større handlingsrom.