Kommuniser effektivt – reduser kostnadene

Bare vi snakker om det…

Mange tenker at “om vi bare møtes”, så får vi løst dette spørsmålet, vi får igangsatt denne aktiviteten, eller vi får i hvert fall luftet dette problemet. Dialogen foregår sporadisk ved kaffeautomaten eller rundt lunsjbordet, eller den styres opp i avtalte møter i kalenderen. 

Spør deg selv: På hvor mange av de siste ti møtene (dialogene) du har hatt, kan du måle konkret effektforskjell i sak, fremdrift, kostnad eller inntekt?

Alle var enige om at noen hadde sagt at man skulle ha gjort noe!

Du tenker kanskje at det ikke går an å se effektforskjell av ett møte eller én dialog, at situasjonen eller kommunikasjonen må være mer kompleks enn det. Kanskje har du rett, men målbare dialoger gir deg bedre svar. 

Det er mulig å måle hvem som kom med hvilke forslag. Det er også mulig å måle hva slags kompetanse de “beste ideene” representerer, og om noe viktig er utelatt – før det er for sent. Du kan på forhånd kvalitetssikre kommunikasjonen i vurderinger og beslutninger som gir et godt nok fundament til å forhindre at feil, misforståelser, forsinkelser og uforutsette kostnader. Allerede når du forlater dialogen, kan du bedømme med hvilken sannsynlighet gjennomføring av beslutningene vil skje uten uhell, stopp eller tidstap. 

Unngå tidstap, misforståelser, forsinkelser og omarbeid

Hvis all kommunikasjon i møtene dine sikret utfall med 10 % høyere effektivitet, ville du fått en pekepinn på hvor mye det betyr for deg og din bedrift ved å telle verdiøkningen i størrelser av hver 10. ordre, hvert 10. utlegg eller en andel av lønnskostnadene som stemmer med andel arbeidstimer i dialog og møter. 

Det høres kanskje ut som en floskel, men bare tenk over hvor mange minutter, for ikke å si timer per dag, som går med til dialog i møter, ansikt til ansikt eller kommunikasjon digitalt. Hvis hvert av disse møtene økte med 10 % effektivitet, hva ville det bety for bunnlinjen?

Effektiv kommunikasjon kan trenes

Dersom du selv ser et potensial for kostnadsreduksjon eller verdiøkning ved å endre møtedialogen, er du klar for å ta tak i opplæring og atferdsendring i møtets kommunikasjon og samhandling (se kurset: Kommunikasjon som øker effektiviteten).

Du kan gjøre bedriftens samhandling og dialoger mer effektive:

• Bygg verbale broer mellom ulike personers innspill, sikre at du virkelig forstår hva den andre mente – ikke hva du selv kom på når den andre snakket.

• Sørg for at nye forslag kommer fram og gis plass. Halvgode forslag blir ofte viktige trappetrinn til banebrytende ideer. 

• Gjengi korrekt og fullstendig alle aspekter, så du får tak i nye kombinasjoner og ikke mister halvferdige ideer på veien.

• Ha et øye på at forslagene representerer nærværende kompetanse og nok perspektiver. Lytt særlig til de stille tankene som er på vei.

• Vær på vakt når alle synes å være enige! Det er særlig når bekreftelsene overtar for kritisk tenkning at de store feilene oppstår (se også kurset: Mangfoldsledelse).

• Innarbeid forutsigbar møtestruktur som tåler nytenking, beslutning og saksbehandling under ett (se også kurset: Møtekultur og møteledelse).

• Loggfør minutter og timer som går med til dialog og møter, og noter fortløpende hva du forventet skulle bli utfallet, og hva som faktisk ble en realitet (se også kurset: Kulturkoden).

Når du gjør disse konkrete grepene, vil du sørge for at kommunikasjonseffektiviteten øker i hver eneste dialog og hvert eneste avholdte møte på telefon, i møterom eller digitalt. For bedriften sparer du penger og øker inntjening. For deg selv får du frigjort tid og skaper deg større handlingsrom (se også kurset: Lean, kvalitet og kontinuerlig forbedring).

Kilder

• Allen, P., Maguire, S., & McKelvey, B. (2011). The SAGE Handbook of complexity and management. Los Angeles: Sage.
• Axelrod, R. M., & Cohen, M. D. (1999). Harnessing complexity: Organizational implications of a scientific frontier. New York: Free Press.
• Daniels, A. C. (2006). Performance management : Changing behavior that drives organizational effectiveness. Atlanta, GA: Performance Management Publications.
• Holth, P. (1989). Atferdsanalyse (Vol. 2). Oslo: Holtet Forlag.
• Palmer, D. C. (1991). A behavioral interpretation of memory.  In L. J. Hayes & P. N. Chase (Eds.), Dialogues on verbal behavior (pp. 261-279). Reno, NV: Context Press.
• Pierce, W. D., & Cheney, C. D. (2008). Behavior analysis and learning. New York: Psychology Press.
• Rackham, N. (1978). Interactive skills: Models for explaining behaviour. England: Huthwaite Research Group.
• Skinner, B. F. (1981). Selection by consequences. Science, 213(4507), 501-504.