Utvikler ledere med digitale kurs og ekspert-coaching 

Studentsamskipnaden SiO er til for studenter som studerer ved 27 ulike studiesteder i Oslo. Samskipnaden tilbyr et bredt spekter av produkter og tjenester, som utvikling og utleie av studentboliger, ulike helsetjenester, barnehager, treningssentre, samt restauranter og kaffebarer rundt på campus.

Bredden i roller og ferdigheter som de ansatte skal beherske er stort. Det stiller høye krav til kontinuerlig utvikling av organisasjonen med 900 ansatte, eller 500 årsverk.

- Kompetanseutvikling er viktig for SIO. Vi har to ulike kompetansebehov: spesialistkompetanse innen våre ulike bransjekategorier, og felles kompetansetemaer som alle må beherske, som for eksempel bærekraft. Som en typisk driftsorganisasjon krever det mye av oss å prioritere tid til begge deler, sier Mette Dahl.

Hun jobber med HR-utvikling i SIO for å utvikle kompetanse for medarbeidere, avdelinger og ledere.

- Vår travle hverdag krever at vi må tenke nytt om hvordan vi utvikler medarbeidernes, og særlig lederes kompetanse mer effektivt, forteller Dahl.

Satset på digitale kurs med ledende eksperter

I tillegg til e-læring, har SIO gjennom mange år sendt medarbeidere på fysiske kurs, internt og eksternt. Det gjør de fortsatt, men det er ofte dyrt og lite tilpasset et bredt kompetansebehov.

- De fleste ansatte i SiO jobber ute i drift. Hvis de skal tas ut av driften på dagtid, så må det settes inn vikarer. Også lederne våre er svært operative. Vi ønsket derfor å se på fleksible, digitale løsninger for læring, forteller Mette Dahl.

SiO valgte å inngå avtale med Videocation, som gir tilgang til med Norges ledende eksperter. Fokus det første halvannet året har vært på ledere og fagansvarlige.

- Vi startet først opp med en pilot for 20 ledere for å teste ut hvordan Videocation fungerte i praksis. Der lagde vi en predefinert spilleliste som vi mente traff målgruppens brede behov. Tilbakemeldingene var veldig gode!

- Noen områder hadde allerede satt i gang blandet læring der de diskuterte kursene i plenum i egen avdeling og ledergruppe, og dermed reflekterte hvilke læringspunkter de kunne ta med seg til egen adferd. Så i november 2023 utvidet vi satsingen til et lederprogram med blandet læring, over et halvt år, som fikk arbeidstittelen “operativ hverdagsledelse”, forteller Dahl.

Etablerte eget lederutviklingsprogram

SiO gikk til Videocation med et ønske om å styrke den blandede læringen over lengre tid, slik at vi fikk mer fokus på adferd, gjennom et fellesskap med kollegaer. Videocation skreddersydde et eget lederutviklingsprogram med Videocation-ekspert og coach Marian Erstad som fagansvarlig.

Erstad har lang erfaring med å bistå ledere i å bygge høyt presterende team.

Lederprogrammet inkluderte 24 ledere i SIO og gikk over en periode på 6 måneder fra november 2023. Her ble lederne delt inn i seks små “coach team”, dvs. tverrfaglige grupper a fire personer.

Programmet kombinerte digitale kurs og praksistrening. Videocation-kursene kunne lederne se når det passet dem, men innen en gitt frist. Alle fikk hjemmelekser om å reflektere rundt egen kompetanse og adferd opp mot det kurset formidlet. Etterfulgt med digitale coaching-samlinger ledet av Marian Erstad.

I coaching-samlingene delte de refleksjoner fra kurset, og diskuterte erfaringer. Dermed kunne lederne utvikle sin lederpraksis ved å bygge både på egne og andres erfaringer ved å teste ut nye alternative praksiser på egne ansatte.

Hvert intervall bestod av tre komponenter; et digitalt kurs med hjemmelekse, en gruppevis coaching-sesjon med Marian Erstad, og så en treningsperiode.

Slike intervaller kjørte SIO i fem runder, en hver måned, med fem ulike kurstema innen ledelse.

I forkant startet SiO med en fysisk kickoff der alle var samlet, og det samme for avslutningen. Alle de fem coaching-sesjonene ble gjennomført digitalt, ganget med 6 grupper, til sammen 30 gruppesamtaler med refleksjon

Hver gruppe fikk også en lukket gruppe på Teams. Målet med gruppene var å samle ledere på tvers, slik at de kunne dele av sine erfaringer, og lære av hverandre.

Marians rolle var å sikre at de faktisk testet ut sine ambisjoner i praksis, så det ble en klar forventning om at alle hadde med seg egne erfaringer tilbake til neste runde.

Åpenhet og psykologisk trygghet var et grunnprinsipp. Ingen hadde egen leder, medarbeider, eller nære kollegaer i sin lille coaching-gruppe

Her er kursene som deltagerne tok på Videocation:

• med Jon Fredrik Alfsen
• med Anne Lise Heide
• med Anne Marie Saxlund
• med Marian Erstad
• med Hanne Kristin Rohde

- Målet for lederprogrammet var personlig utvikling for den enkelte leder, og en kollektiv utvikling på tvers av organisasjonen, slik at SIO øker samhandlingen og bygger interne nettverk mellom lederne på tvers av våre tjenesteområder og lokasjoner i Oslo, forteller Dahl.

Etter hver coaching-sesjon delte Erstad sine observasjoner på et aggregert nivå, først til HR-avdelingen som deretter delte med konsernledelsen. Det var svært viktig å holde tilbakemeldingene på et nivå der ingen kunne bli gjenkjent, slik at deltakerne kunne være åpne med hverandre på gruppenivå.

- På den måten fikk ledelsen i SIO oversikt over hvilke felles styrker og utfordringer lederne kjenner på i hverdagen, og dermed kan vurdere hvordan vi tar det videre, forteller Dahl.

Evaluering fikk veldig gode tilbakemeldinger

SIO gikk systematisk til verks med gjennomføringen av lederutviklingsprogrammet. I etterkant gjennomførte samskipnaden også en grundig evaluering, blant annet der hver deltaker svarte på en anonym spørreundersøkelse.

Evalueringen viste meget god tilfredshet på format og tema, samt personlig læringsutbytte:

• Takknemlighet for at det settes av tid og rom for personlig utvikling
• God struktur, effektiv gjennomføring og oppfølging
• Skryt av Marian Erstads ferdigheter som ledercoach

Videocation-ekspert Marian Erstad synes det var inspirerende å jobbe med så mange dyktige SIO-ledere. Hun mener forankringen hos SIO-ledelsen var viktig for at kompetanseprogrammet fungerte så bra.

- Det var en fryd å jobbe med Mette Dahl og Trude Kolle Martini i SIO. De la til rette for at kurset ble en suksess med tett oppfølging av deltakerne og meg. At administrerende direktør Andreas Eskelund også bidro aktivt gjorde at programmet fikk det rette fokuset internt. Det var virkelig gøy at han engasjerte seg så mye som han gjorde, sier Marian Erstad.

Hvordan sørget programmet for personlig utvikling for den enkelte leder?

- Jeg tror lederne fikk personlig utvikling ved å reflektere over eget lederskap, ha mulighet til å ta opp lederutfordringer de synes er vanskelige, samt bli inspirert av kursene til Videocation om hva som er viktig å huske på som leder, sier Erstad.

Hun mener den kollektive utviklingen for ledergruppen handlet om å:

• bli kjent med hverandre på tvers
• Inspirere hverandre og lære av hverandre
• Innse at andre også står i samme utfordringer
• Identifisere områder SiO kan utvikle seg på for å sikre enda bedre engasjement og motivasjon blant de ansatte
• Få en klarere forståelse for hva ledelse skal være i SiO

Hva var den viktigste suksessfaktoren?

- Det at deltakerne kan se kurset på Videocation når det passer for den enkelte, og KUN sette av halvannen time i måneden til gruppesamtaler, gjorde det mulig for lederne å følge programmet, sier Marian Erstad.

Mener Videocations konsept med eksperter er genialt

Dahl betegner Videocations konsept med eksperter som “genialt”.

- Vi er veldig fornøyde med omfanget av digitale kurs av høy kvalitet på plattformen. Ekspertene sikrer høyt faglig nivå på kursene, og de får hjelp til en pedagogisk formidling av sin kunnskap. At vi også kan gjennomføre skreddersydde blandet læring-programmer med en kombinasjon av digitalt og fysisk, gjør det svært fleksibelt mener HR-sjefen.

- Med Videocation har vi tilgang til et stort antall digitale kurs der vi kan sy sammen ulike kompetansepakker for ulike behov. Det gjør det enklere å tette kompetansegapet for individer, avdelinger og konsern på en fleksibel måte. Tilbakemeldingene fra våre ledere er veldig gode. Vi i SIO er veldig fornøyde med Videocation, sier HR-leder Mette Dahl.