Hvordan lykkes med forhandlingsteknikk

Slik forbereder du deg til forhandlinger - av Vivi-Ann Hilde.

Jeg begynte å trene selgere og key account managere i forhandlingsteknikk for 20 år siden. Overraskende mange hadde liten kunnskap om forhandlinger, samtidig som de skulle forhandle om store summer og deres innsats kunne avgjøre bedriftens fremtid.

Nå er mange flere bedre skolert, både på leverandør- og innkjøpssiden. Nivået har økt betraktelig, og det krever at aktørene på begge sider kontinuerlig må trene og utvikle seg for å holde tritt med motparten.

I forhandlinger er det store forskjeller på hvilke resultater en god og en mindre god forhandler oppnår. På godt og vondt, har den enkelte store muligheter til å påvirke resultatet. Det er lett å tro at resultatet er gitt på forhånd, men det er det slett ikke.

En forhandling består av fire faser; forberedelser, gjennomføring, closing og oppfølging.

Alle vet at forberedelser er viktig, men i en travel hverdag blir dette ofte tatt for lett på. Gode forberedelser er halvveis til seier og vil gi deg en økt trygghet når du går inn i forhandlingen. Med gode forberedelser kan selv en uerfaren forhandler gjøre det bedre enn en erfaren motpart hvis han har tatt lett på forberedelsene.

De 7 viktigste tipsene til å lykkes i forhandlinger

1. Hva skal du forhandle om? Hva er tema for forhandlingen. Er det reforhandling av avtalen, innsalg av nye produkter, økte volumer, kompensasjon, prekvalifisering mm. Her er det viktig å være omforent med motpart om hva som er tema for forhandlingen.

2. Hva er din BATNA, (best alternative to negotiated agreement). Det handler om at du må oppnå en avtale som er bedre enn alternativene du har. Du skal ikke inngå en avtale som er dårligere enn dine alternativer. Jo bedre alternativer du har, jo sterkere stiller du. Du skal også vurdere motparts BATNA. Hvilke alternativer har han til å inngå avtale med deg? Det kan være vanskelig å finne ut av det eller vite det for sikkert, men jo mer du vet, jo bedre kan du vurdere hvor sterk din egen posisjon er.

3. Hva er målet med forhandlingen. Vær konkret på hva du ønsker å oppnå. Å oppnå best mulig resultat er ikke konkret. Du kan ha flere mål. Minimum kr 1000, 3 nye produkter inn i sortimentet, leveranse innen 1.januar, avtale forlenget med 3 år, minimum 20 % rabatt er eksempler på konkrete mål.

4. Deltakere og roller. Alle som skal være med i forhandlingen skal være der av en grunn og ha definerte roller. Det gjelder også likeverdige kolleger hvor man blant annet bestemmer hvem som skal være i lead.

5. Maktsituasjon. Hva er dine og motparts sterke og svake sider i denne forhandlingen. Du skal ha tenkt gjennom dine svake sider, ikke for å legge dem på bordet, men for å være forberedt på hva du skal svare hvis motpart bruker det mot deg. For eksempel: Du er leverandør og det har gjennom det siste året vært problemer med leveransene. Du har sjekket og vet at det var to tilfeller. Motpart kan ha interesse av å gjøre det til en stor sak for å bruke det mot deg. Da kan du si at ja, vi hadde en forsinket leveranse med 2 dager i februar, og 3 dager i mai, men de ble begge varslet i god tid og kompensert med 2 % på faktura.

6. Forhandlingsvariabler er dine spillkort i forhandlingene. Hvis du er på leverandørsiden er det forhold som kan redusere din sårbarhet ved å gjøre deg mindre avhengig av å gi redusert pris og økte rabatter. Hvis du er på kundesiden er det goder du kan få i tillegg til god pris som vil gjøre avtalen enda bedre for deg. Å være god på å identifisere og bruke forhandlingsvariabler er avgjørende for å oppnå en god forhandling. I forberedelsene skal du verdifastsette variablene og indikere betydning for deg og motpart (høy, medium, lav). Noen eksempler på forhandlingsvariabler er

volum

kontraktsvarighet

leveringstid

betalingsbetingelser

markedsaksess

opplæring og kurs

7. MAL-grenser. Det står for må, akter og liker å få. MAL-grensene er dine øvre og nedre grenser i forhandlingen. Du skal tenke godt gjennom dem i forkant. Det gir en god trygghet å gå inn i forhandlingene med disse. MAL-grenser kan settes på ulike variabler (pris, tid, prosent mm). Hvis du bruker pris beskriver MAL-grensene hvor høyt du skal gå ut i forhandlingen og hvor langt ned du kan gå. Nedre grense tilsvarer det amerikanerne kaller walk-away-price.

Forhandlingsteknikk er et veldig praktisk fag, hvor øvelse gjør mester. Gå sammen med kolleger og lag caser som dere kan øve på. Når jeg driver forhandlingstrening hos kunder, går det aller mest i caser. Da kommer aha-opplevelsene og den virkelige læringen. Konsekvensene er heller ikke så farlige i et øvingslokale. Det kan de lett bli i reelle forhandlinger. Så øv!

Vær klar når høstjakten starter! Nivået hos motpart har økt de siste årene, så det gjelder å holde tritt. I tillegg til å øve, må du ha kunnskap. Trykk her for å ta et kort videokurs hvor jeg gir tips og konkrete verktøy til dine forhandlinger. Lykke til!

For flere artikler om forhandlingsteknikk, se Vivi-Ann Hildes blogg.